Kollage: Sandra GunnarssonI dagsläget går det inte att teckna ett nytt medlemskap i kår eller nation via hemsidan Uppsalastudent.com.

Lång dags färd mot webbplats

Den kår- och nationsgemensamma hemsidan Uppsalastudent.com som skulle ha fungerat redan i april, dras fortfarande med problem. Men vems är felet? Ergo börjar nysta i en härva fylld av en mängd olyckliga omständigheter där ingen tycks ha något renodlat ansvar.

Kollage: Sandra GunnarssonStrulet med hemsidan i september fick till följd att kår- och nationskort beställdes och skickades ut, utan att vara betalda.

Fakta och ordlista

Kårerna och nationerna har gemensamt betalat nästan en miljon kronor för sidan Uppsalastudent.com. Uppsala studentkår, som betalat i proportion till sin storlek, har gått in med 250 000 kronor.
I dagsläget går det att betala ett befintligt medlemskap i kår och nation, men inte att teckna ett nytt.

Melos är ett digitalt medlemsregister. Härifrån hämtas bland annat adresser och uppgifter om vilka personer som är berättigade att få mecenatkort och nationskort. Melos får filer med begränsad information från Ladok.

Ladok
är ett IT-system för dokumentation av kursregistrering och studieresultat vid högskolor och universitet i Sverige. Uppsala universitet bytte från sitt egna system Uppdok till det nationella ”nya Ladok” hösten 2018.

USMOS
är en förening som hanterar medlemsfrågor. USMOS utgörs av Kuratorskonventet och studentkårerna vid Uppsala universitet.

Erik Wahlund är anställd av Uppsala studentkår, men jobbar heltid åt USMOS. Anna-Pia Norman Wahlund jobbar åt USMOS på 25 procent.

På sidan Uppsalastudent.com ska studenter kunna få information om de olika kårerna och nationerna och enkelt kunna registrera sig som medlem. Sidan skulle ha varit klar för lansering redan i april 2018. Datumet flyttades dock fram under sommaren och när det närmade sig terminsstart hösten 2018 var sidan fortfarande inte funktionell. Problemet var att den som redan var medlem i en nation inte kunde bli medlem i en kår och vice versa.

Sidan öppnades upp för medlemsregistrering under en period i september, men tvingades stänga ner ganska kort därefter då det uppstod problem: vissa betalningar registrerades utan att pengar drogs, andra betalningar registrerades flera gånger på samma person och ett antal registrerades inte alls. Strulet fick till följd att kår- och nationskort beställdes och skickades ut, utan att vara betalda. Att städa upp efter dessa brister och kontrollera vilka som faktiskt betalat föll på Anna-Pia Norman Wahlund på Uppsala studentkår.

– I vissa fall hade vi fått pengarna, i andra fall inte. Det var svårt att kontrollera. Jag har ägnat några timmar varje dag under hela hösten åt att spåra betalningar, göra rättelser och ta hand om uppkomna medlems- och kortproblem, säger Anna-Pia Norman Wahlund, som hanterar registerunderhåll, betalning och medlemskap.  

Förutom den korta session då sidan var öppen för medlemsregistrering i september, har det inte gått att teckna ett nytt medlemskap i kår eller nation under hela hösten. Uppsala studentkår beräknar att de tappat runt 400-500 medlemmar till följd av detta.

– Det har varit problem för alla kårer och nationer. Men det är Uppsala studentkår som förlorat flest medlemmar, mycket på grund av att vi inte har någon central insparksverksamhet. Det är också sällsynt att de som inte blivit medlemmar vid terminsstart blir det senare, säger Ludvig Lundgren, ordförande för Uppsala studentkår.

Redan i december meddelas att sidan inte kommer fungera för nyregistrering av medlemmar vid terminsstart 2019 heller. Att ta reda på varför, eller exakt var det gått fel, är svårt då aktörerna inblandade i projektet är många.

Inledningsvis fanns en projektgrupp som tog fram offerter och skrev avtal. Denna grupp är sedan en tid upplöst.
När Hampus Persson klev på som kommunikationsansvarig på Kuratorskonventet i somras fick han överta kontakten med företaget som byggt hemsidan. Han berättar att projektet stött på många förseningar och problem längs vägen.

– Det har varit ett projekt med många pusselbitar. Jag tror inte att det går att peka finger åt någon då det varit för många olyckliga omständigheter, säger Hampus Persson, kommunikationsansvarig på kuratorskonventet.

Han har fortsatt ha kontakt med företaget som byggt sidan, även efter att gruppen upplösts. Det är dock inte han som har ansvar som beställare, utan föreningen USMOS som består av samtliga kårpresidier och kuratorskonventet. Medlemmarna i detta organ byts ut varje år. Överlämningen rörande sidan Uppsalastudent.com ska, vad Ergo har fått höra, ha varit dålig.

För att hemsidan
Uppsalastudent.com ska fungera krävs att den kan kommunicera med Melos (medlemsregister som samlar antagna studenter, samt kår- och nationsmedlemmar). Och det är just i denna kommunikation det tycks ha uppstått svårigheter. Webbyrån som byggt de tekniska delarna av hemsidan, Swace Digital, har behövt få information om hur man hämtar uppgifter från Melos som sköts av it-bolaget Softronic.

Swace Digital vill inte kommentera projektet i detalj och Ergo vänder sig därför till registeransvarig Erik Wahlund på Uppsala studentkår för att få en inblick i vad som hänt. Han blev inkopplad när det uppstod problem med hemsidan i september.

– En del av problemet är att Swace inte lyckats få den information de behöver från Softronic. Det handlar om tekniska detaljer, hur man anropar Melos, säger Erik Wahlund.

Han säger att Melos är ett ganska krångligt system att kommunicera med och att det inte finns någon dokumentation att läsa in sig på. Samtidigt menar han att Swace Digital borde ha insett tidigare att det fanns mer information att få.  

– Ingen av dessa har något renodlat ansvar. Visst har det blivit fel, men vem ska man skylla på? Ena företaget har inte lämnat den information som behövs, medan det andra kanske inte frågat efter den.

Han tog på sig att försöka hjälpa till att extrahera de uppgifter som Swace Digital behövde från Softronic. Men under hösten dök det upp ytterligare en bromskloss. Uppsala universitet implementerade nya Ladok. Detta projekt försenades vilket innebar att filer från Ladok med kursregistreringar vid Uppsala universitet inte skickades ut alls mellan slutet av september och mitten av december. Det är dessa filer som Melos använder och som sidan Uppsalastudent.com i sin tur ska kunna hämta.

– Ur inskrivningssynpunkt är det viktigt att portalen Uppsalastudent.com har tillgång till aktuella registreringsuppgifter, och de var ju frysta sedan i september. Teoretiskt hade vi kunnat köra med gamla data men det hade inte varit riktigt meningsfullt, förklarar Erik Wahlund.

Ergo kontaktar
både Swace Digital och Softronic i mitten av januari för att höra varför det dröjer. Swace svarar att de väntar på uppgifter från Softronic. Softronic svarar att de redan skickat det som efterfrågats.

Några dagar senare ser det dock ut att röra på sig. Swace Digital som bygger sidan Uppsalastudent.com meddelar att de fått nya uppgifter från Softronic. Dessa uppgifter har hjälpt dem vidare. Ergo passar ändå på att fråga hur projektet kunnat ta sådan tid.

– Det har inte funnits information och förutsättningar för att färdigställa den sista delen av gå-med funktionen, svarar Tomas Jonsson, projektledare på Swace Digital i ett mail.

Anser du att ni legat på tillräckligt för att få de uppgifter ni behövt från Softronic?

– Ja, vi agerat utefter de möjligheter som funnits.

De felaktigheter som uppstod i september kan ju inte enbart ha berott på bristfälliga uppgifter från Softronic och Melos, utan i vilken ordning ert system eftersökt och ”handlagt” nyregistreringar?

– Det har varit ett komplext projekt med många olika aktörer vilket alla inblandade i projektet känner till. Vi ser inte att det finns anledning att peka ut någon utan det bör snarare föras en dialog mellan parterna. Vi kan och bör inte offentligt kommentera detaljer i våra kunders projekt, men vi ser gärna att respektive part sitter ner för att utvärdera projektet.

När beräknas sidan vara fullt funktionell?

– Det finns ett förslag på tidsplan framtagen som just nu behandlas av projektgruppen.

Ergo kontaktar även Börje Rahm, kundansvarig på Softronic som sköter Melos. Han menar att de inte är ansvariga för någon fördröjning.

Du sa att ni hade skickat allt som Swace Digital frågat efter. Men efter att du och jag pratade, fick Swace ytterligare information från er som tycks ha hjälpt dem vidare. Hade de verkligen då fått all information från er tidigare?

– Vi fick relevanta frågor från Erik Wahlund på Uppsala studentkår som vi svarade på och han vidarebefordrade dessa till Swace.
 
När den här artikeln går i tryck är det ännu oklart när det kommer fungera att bli ny medlem i kår eller nation via hemsidan.