Foto: Lina SvenskGerolf Nauwerck och Åsa Cajander arbetar med att kartlägga universitetets studieadministrativa arbetsmiljö.

IT-landskap ritas om vid Sveriges universitet

Krångliga användargränssnitt och omständliga system kommer förhoppningsvis bli ett minne blott när ett av Sveriges största IT-projekt sjösätts, nämligen nya Ladok.

Vad är Ladok?

Ladok är från början en förkortning av Lokalt ADB-baserat DOKumentationssystem och är ett IT-system för dokumentation av kursregistrering och studieresultat vid högskolor och universitet i Sverige. I Uppsala kallas dock Ladok för Uppdok.
För studenter kan Ladok/Uppdok användas för att exempelvis registrera sig på kurser, ta fram studiebevis och hitta adresslistor till sina kurskamrater.
Uppgifterna i Ladok rapporteras till bland annat Utbildningsdepartementet, Statistiska centralbyrån och CSN (där de ligger till grund för hur stort studiebidrag du har rätt till).
Man räknar med att Sveriges universitet och högskolor kommer att ha lagt totalt 389 miljoner kronor på nya Ladok när projektet är färdigt våren 2018.

Här kan du läsa mer om projektet.

– Studenterna har berättat att de fått utstå så mycket strul, och det har verkligen inte varit meningen från institutionernas och universitetets sida, säger Anne Mauno, biträdande systemförvaltare vid Uppdok-enheten, under den Ladok-workshop som anordnades i juni dit representanter för Uppsalas olika studentkårer var inbjudna.
Sedan 2014 har universitetet arbetat med att ta fram en målbild för hur studenter och anställda vill att det nya studieadministrativa systemet Ladok/Uppdok (se faktaruta) som hanterar kursregistrering och studieresultat ska se ut, och åsikterna hos de berörda användarna har varit många.
– Studenternas viktigaste synpunkt var att man som student ofta får börja om från noll vad gäller den studieadministrativa delen när man påbörjar en ny kurs med en ny lärare därför att alla använder systemen olika. Det som behövs är ett gemensamt system som används på samma sätt och det visade sig när vi var ute och kollade att många lärare trodde att de använde systemet på samma sätt som sina kollegor, säger Thomas Lind som är en av de ansvariga för målbildsarbetet.
Av diskussionerna med kårrepresentanterna under workshopen framgår att många studenter inte vet exakt vad Ladok/Uppdok är, utan tenderar att se på alla studieadministrativa system som en enhet. Vissa blandar exempelvis ihop Uppdok med Studentportalen eftersom det är där man kommer åt Uppdoks studenttjänster. Studentportalen i sig fungerar mer som ett kommunikationsmedel mellan lärare och student, samt studenter emellan. Det har framkommit att det finns stor diskrepans i hur olika lärare och institutioner använder systemet, och det ska även upphandlas en ny lärplattform som ska ersätta de lärplattformar (learning management systems) som används idag inom universitetet.

Arbetet med att ta fram ett nytt Ladok – ett nytt studieadministrativt system – är dock ett projekt som inte bara berör Uppsala universitet, utan hela universitets- och högskolesverige. Det räknas som ett av Sveriges största IT-projekt och utvecklingen av det har därför tagit, och kommer att ta, tid.
Åsa Cajander och Gerolf Nauwerck arbetar nu med att kartlägga universitetets studieadministrativa arbetsmiljö och att stötta Ladok-projektet lokalt i Uppsala. De menar att den målbild man har är att den nya studieadministrationen ska fungera mer enhetligt mellan fakulteter, institutioner och delkurser.
– Det system som finns nu är väldigt omständligt att använda. Till exempel finns det inte möjlighet till digital signering vilket många lärare har efterfrågat. Och studenterna har varit väldigt kritiska till de studieadministrativa systemen över lag då det ofta är svårt att förstå varifrån man ska hämta viss information. Men studenterna pratar inte i termer av IT-system utan om studentlivet i stort och svårigheter i att veta vart man ska vända sig om man stöter på problem, säger Åsa Cajander.

Än så länge är det oklart hur nya Ladok kommer att se ut och fungera och Åsa Cajander påpekar att sannolikheten för att man ska uppfylla alla krav och önskemål som finns vad gäller projekt av den här omfattningen är orealistiskt.
Men redan nu i september beslutas om Uppsala universitet ska bli det första stora universitetet att införa Nya Ladok, vilket innebär att förändringarna kan komma snart.
– Det är viktigt att studenterna gör sina röster hörda i den här frågan också – hur vill de att det studieadministrativa systemet ska fungera? Man pratar ibland om att studenterna som grupp har korttidsminne och att de tänker att de här förändringarna inte påverkar dem, säger Gerolf Nauwerck.
Ytterligare en tröskel för projektet är de många universitetslärare som upplever ett motstånd mot att använda de IT-system som finns på ett nytt sätt.
– Det är alltid svårt att få folk att gå över till ett nytt system, säger Åsa Cajander.